Suomi on täynnä tiloja, jotka on rakennettu ihmisten kohtaamisia varten. Tilojen tekninen taso on kirjava: joukkoon mahtuu myös epäonnistuneita ratkaisuja.

Ongelma koskee myös palveluiden tavallisia käyttäjiä, keikkavieraista kokouskävijöihin: ääni ei kuulu, online-palavereiden yhteydet pätkivät, tietokoneen kuvat eivät näy ja mikrofonit ovat käyttötarkoitukseen sopimattomia ja hankalia. Mikäli esiintyjän kokemus tapahtumatilan teknisistä järjestelmistä on perustaidoillakin tämä, on vaikeaa tehdä veret seisauttavaa esitystä. Jos viesti katoaa esiintyjän epävarmuuteen tai kokousten sisällön epäselvyyteen, hukataan paitsi esiintyjän, myös kuulijan aikaa.

Epäonnistumisiin löytyy yhtä monta syytä, kuin on selitystäkin. Minä väitän, että syy ei ole ainoastaan taloudellisissa seikoissa. Kyse on ennemminkin kykenemättömyydestä käyttäjälähtöiseen suunnitteluun, sekä tilojen käyttöön liittyvästä ymmärtämättömyydestä. Usein myös dokumentointi ja laitteita käyttävien henkilöiden koulutus jää puutteellisiksi. Lisäksi ketju suunnittelusta toteutukseen on sekava ja sitä ei valvota alusta loppuun.

On helppoa innostaa asiakasta erilaisiin mikrotason näpräyksiin ja samalla jumittua omaan, korkean taitotason tuomaan kuplaan ja varmistaa projektin maksimaalinen kate hyödyttömällä raudalla. Vaihtoehtoisesti alkuperäinen suunnitelma on muuttunut joksikin aivan muuksi heikosti laadituilla tarjouskilpailuilla, missä urakan on saanut halvin tarjoaja, joka on uskaltanut vaihtaa pyydetyn kokonaisuuden tilalle rimaa hipovan ”kokonaisuuden”.

Olisiko meidän sittenkin syytä keskittyä hyvän, laadukkaan ja kustannustehokkaan perustason rakentamiseen – sen sijaan, että tuottaisimme monimutkaisia, halpoja ja epävarmoja ratkaisuja? Ehkä meidän kaikkien olisi toisinaan syytä palata tavallisen kuolevaisen tasolle ja ottaa tästä arvokasta oppia. Todella: oppia jotakin, ei vain olettaa.

Pätemisen sijasta meidän olisi syytä hakea käytännön kokemusta ja elintärkeää oppia esiintyjiltä, kokousisänniltä, sihteereiltä ja assistenteilta. Jalkautua sen tavallisen kansan pariin, jolle jopa erilaisten projektorien liittimet aiheuttavat eniten harmia ja ongelmia – haastatellen ja konsultoiden niitä henkilöitä, jotka näitä tiloja ammatikseen käyttävät. 

Kehitystä ei ole syytä pysäyttää, vaan ennemminkin vauhdittaa. Meidän tulee kuitenkin osata valita ne tuotteet, jotka todella toimivat muuallakin kuin myyntipuheissa ja haavekuvissamme. Lisäksi on syytä kantaa vastuuta, että heikosti laadittujen tarjouskilpailujen porsaanreikiä ei käytetä hyväksi tekemällä suunnitellusti sekundaa euron kiilto silmissä, keskitytään parantamaan laatua ja pitkiä asiakassuhteita.

Yksinkertaisuus on kaunista. Sen kerran, kun tilaan halutaan jotakin tavallisuudesta poikkeavaa, voivat ammattilaiset hoitaa kokonaisuuden vuokrakalustolla, käyttäen hyväksi havaittua ja laadukasta perusjärjestelmää.

Kirjoittaja:
Juho Hiidenmaa / Head of Sales työskentelee Bright Finlandilla tapahtumatekniikan ja -tuotantojen parissa

Tausta:
AudioVisual -blogi tarjoaa AVITA – AudioVisual Expo -messutapahtuman näytteilleasettajille, kumppaneille sekä asiantuntijoille mahdollisuuden julkaista ajatuksiaan AV-alan ajankohtaisista asioista, ratkaisuista sekä tarjonnasta.