Ennen kokoustamisen tulevaisuusvisioita, pieni katsaus historiaan: muinoin, 1990-luvulla, videoneuvottelut olivat vau. Myös videoneuvottelulaitteet olivat vau, vaikka niiden toiminta oli vau vain harvoin. It-tukea tarvittiin aina ja videoneuvottelu päättyi pahimmassa tapauksessa osanottajien yksimielisyyteen siitä, että paikan päälle matkustaminen olisi ollut parempi ratkaisu.Hyppäys tähän päivään: voimme lähettää palaverin osallistujille kutsun ns. virtuaalihuoneeseen. Jotkut saapuvat paikan päälle, toiset virtuaalihuoneeseen. Osallistuja valitsee itse kumpi hänelle parhaiten sopii. Miitti alkaa ajallaan, asiat hoidetaan, päätökset tehdään ja lopussa kaikki ovat hymyssä suin. Tyytyväisyys on sataprosenttinen ja tapaaminen päättyy ennätysajassa.

Palaveritekniikka palasina
Monet yritykset ovat viime vuosina investoineet kunnolliseen videoneuvottelujärjestelmään. Samaan aikaan työntekijät käyttävät omilta koneiltaan mm. Skypea, Webexiä tai vastaavaa verkkokokousohjelmaa satunnaisten tai hieman säännöllisempien palaverien pitämiseen. Nämä kokousohjelmat ovat parhaimmillaan kahdenkeskisissä neuvotteluissa ja tänä päivänä myös oiva keino osallistua videoneuvotteluun eli ne toimivat ns. henkilökohtaisen clientin roolissa.Omilta koneilta käytettävät ratkaisut eivät ole ongelmattomia, ne aiheuttavat mm. kuormitusongelmia. Kannattaakin kysyä kestävätkö yrityksen verkot kasvaneen videoliikenteen? Yksin neuvotteleva käyttää yhtä paljon kaistaa kuin videoneuvottelujärjestelmä ja samanaikaisia omilla koneilla neuvottelijoita voi yrityksessä olla keskellä päivää todella paljon.

Ratkaisuna virtuaalihuone
Kun neuvottelun järjestäjä lähettää osanottajille kalenterikutsun, johon on lisätty linkki virtuaalihuoneeseen, asiat muuttuvat radikaalisti helpommiksi. Virtuaalihuone on se yhteinen kokoushuone, johon pääsee lähes miltä tahansa laitteelta tai ohjelmistolta.