Päivitetty 5.5.2021 (yhteystiedot muutettu 2.7.2018 päivättyyn versioon).
AVITA – Audiovisuaalinen toimiala ry (myöhemmin Avita) toteuttaa asianmukaista tietosuojaa ja noudattaa toiminnassaan henkilötietolakia, muuta asiaankuuluvaa lainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä. Tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietoja. Henkilötieto on mikä tahansa merkintä, joka voidaan yhdistää tunnistettavissa olevaan ihmiseen.
Luovuttamalla henkilötietojasi Avitalle hyväksyt tämän tietosuojalausekkeen mukaiset käytännöt.
AVITA – Audiovisuaalinen toimiala ry
Y-tunnus: 0701177-3
Niittyrinne 4, 02270 Espoo
info@avita.org
Rekisterin nimi on AVITA – Audiovisuaalinen toimiala ry:n asiakasrekisterit.
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisesti perusteena on Avitan palvelujen käyttäminen tai käyttäjän suostumus. Käsittely rajoitetaan siihen, mikä on tarpeellista suhteessa käsittelyn tarkoituksiin, kuten jäsensuhteen hoitamiseen ja jäsenpalvelujen toteuttamiseen.
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden, järjestämiemme koulutusten, tapahtumien tai tilaisuuksien osallistujien sekä uutiskirjeemme tilanneiden henkilöiden henkilötietoja.
Rekistereihin voidaan kerätä henkilötietojasi esimerkiksi työnantajasi liittyessä yhdistyksen jäseneksi, liittyessäsi itse yhdistyksen jäseneksi, osallistuessasi järjestämiimme koulutuksiin, tapahtumiin tai tilaisuuksiin, rekisteröityessäsi uutiskirjeemme tilaajaksi, vieraillessasi verkkosivuillamme sekä muutoin asioidessasi kanssamme.
Avita kerää ja käsittelee rekisterissään Avitan jäsenyyteen tai Avitan palveluiden käyttämiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Avita kerää muun muassa alla mainittuja henkilötietoja.
1. Avitalle antamasi tiedot
• Yhteystiedot, kuten nimi, osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
• Organisaation nimi ja y-tunnus, titteli, arvo tai ammatti
• Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten jäsenyys, koulutuksiin tai muihin tapahtumiin liittyvät tilaus- tai osallistumistiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, asiakaskyselyvastaukset
• Mahdolliset luvat ja suostumukset
• Mahdolliset tarjonnanestotiedot sekä
• Mahdolliset muut suostumuksellasi kerätyt tiedot (kuten avoimet vastaukset, erityisruokavalio)
2. Palveluidemme käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot
• Verkkopalvelujen analytiikkajärjestelmien keräämät tiedot
• Verkkosivu, jolta on siirrytty Avitan verkkosivulle
• Laitetunnisteet, kuten päätelaitteen malli ja yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste
• Tiedonkeruun kanava: internetselain, mobiiliselain, sovellus sekä selaimen versio
• IP-osoite, käyttöjärjestelmä, Istuntotunniste, istunnon aika ja kesto
•Mahdolliset muut suostumuksellasi kerätyt tiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietojen ensisijainen lähde on rekisteröity itse esimerkiksi liittyessään yhdistyksen jäseneksi, ilmoittautuessaan ja osallistuessaan järjestämäämme koulutukseen tai tilaisuuteen, liittyessään uutiskirjeemme tilaajaksi tai käyttäessään muita palveluitamme. Myös muita luotettavia tahoja ja olemassa olevia rekistereitä voidaan käyttää rekisteröidyn suostumuksen perusteella.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä, yhdistyksen toimintaan liittyvään oikeutettuun etuun, sopimuksen täytäntöönpanoon sekä rekisteröidyn suostumukseen.
Rekisterin käyttötarkoituksena on henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, jäsenetujen tarjoaminen ja markkinointi, sekä yhdistyksen toiminnan ja jäsenetujen ylläpito ja kehittäminen.
Henkilötietojasi voidaan käyttää Avitan sisältöihin, palveluihin ja alaan liittyvien kyselyiden, selvitysten ja tutkimusten tuottamiseen palvelujen kehittämisen edellyttämässä laajuudessa. Palvelujen parantamiseksi voimme tehdä tilastoja ja yhdistää eri palvelujen yhteydessä kerättyjä tietoja.
Henkilötietojasi voidaan suostumuksellasi käyttää Avitan palvelujen markkinointiin ja asiakasviestintään, esimerkiksi lähettääksemme sinulle palvelujamme koskevia ilmoituksia ja ollaksemme yhteydessä sinuun asiakaspalveluun tai palveluihimme liittyvissä asioissa. Uutiskirjeemme voivat sisältää myös Avitan hyväksymien yhteistyökumppanien tarjouksia.
Henkilötietojen luovutus
Avita ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietojasi Avitan ulkopuolelle. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa nimenomaisella suostumuksellasi esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen.
Avita voi käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelujensa tekniseen ylläpitoon, asiakaspalveluun, käyttäjätietojen hallinnointiin ja analysointiin, tutkimuksiin, asiakasviestintään tai erilaisten kampanjoiden toteuttamiseen.
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa vain siinä määrin, kuin on tarpeen palveluiden toteuttamiseksi. Tällaiset kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietojasi mihinkään muuhun, kuin tässä tietosuojalausekkeessa kuvattuihin ja Avitan määrittämiin tarkoituksiin. Avita velvoittaa heidät pitämään tietosi salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi.
Avita toteuttaa palvelut ja käsittelee henkilötietojasi ensisijaisesti EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluja hyödyntäen. Mikäli tietoja luovutetaan EU-maiden ulkopuolelle, Avita huolehtii tällöinkin henkilötietojesi suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.
Kiinnitämme huomiota tietosuojaan ja tietoturvaan palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa. Käytämme asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja henkilötietojesi säilyttämiseksi ja suojaamiseksi. Asiakastietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on tarve käsitellä asiakastietoja.
Manuaalisia aineistoja säilytetään rekisterinpitäjän lukituissa toimitiloissa. Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmiin, verkkoasemille tai palveluntarjoajien suojatuille palvelimille, joihin on rajattu pääsy vain rekisterinpitäjän työntekijöillä ja kyseisen palvelun tarjoajalla (henkilötietojen käsittelijä).
Henkilötietojen ajantasaisuus ja säilytysaika
Pyrimme kohtuullisin keinoin pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeellisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Huomioithan, että on sinun tehtäväsi päivittää meille antamasi henkilötiedot, mikäli niissä tapahtuu muutoksia. Säilytämme tietojasi voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojalausekkeessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Kun henkilötietojesi käsittelyperuste on päättynyt, poistamme henkilötietosi.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on lain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet. Sinulla on myös oikeus vaatia virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista. Asiakastietojasi koskevan tarkastus- tai poistopyynnön voit tehdä sähköpostitse osoitteeseen info[at]avita.org. Huomioithan, että voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti tai varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelyä. Voit myös kieltää Avitaa käyttämästä itseäsi koskevia tietoja suoramarkkinointia sekä asiakastyytyväisyysja muita tutkimuksia varten. Voimme kuitenkin edelleen lähettää sinulle palvelujamme koskevia ilmoituksia, kuten tietoja jäsenyyteen tai koulutuksiin liittyvistä muutoksista.
Muutokset tähän rekisteriselosteeseen ja tietosuojalausekkeeseen
Avita voi tehdä ajoittain muutoksia tähän rekisteriselosteeseen ja tietosuojalausekkeeseen ilman etukäteistä ilmoitusta. Muutokset voivat liittyä myös lainsäädännön muutokseen.
AVITA ry:n jäseneksi voivat päästä tahot/organisaatiot sekä henkilöt, jotka toimivat AV-alalla.
Lue jäsenyydestä ja liityTilaamalla AV-alan yleisen uutiskirjeen varmistat ajankohtaisien tietojen saatavuuden!
Tilaa uutiskirje